GRÜNPFLEGE / GRÜNSERVICE

Datenschutzhinweise

Stand: 5. Oktober 2026

Verantwortlicher und Kontakt

Patrick Filz
Fuchshainer Str. 39c
04683 Belgershain
info@gruenservice.eu

Zweck und aktueller Einsatz

Die App unterstützt die persönliche Organisation und Dokumentation von Grünpflegearbeiten. Sie wurde auf eigene Initiative entwickelt und wird derzeit ausschließlich vom Betreiber selbst genutzt. Vor einem späteren Einsatz durch Kollegen werden diese Hinweise, die Zuständigkeiten und die Voraussetzungen für die Verarbeitung ihrer Daten überprüft und angepasst.

Welche Daten verarbeitet werden

Für die Anmeldung werden die eingerichtete Anmeldekennung beziehungsweise E-Mail-Adresse, die Benutzer-ID und technische Sitzungsdaten verarbeitet. Die Konten sind allgemein gehaltene Teamkonten, werden derzeit aber nur vom Betreiber genutzt. Die App bietet keine öffentliche Registrierung. Das Passwort wird in der App nicht dauerhaft auf dem Gerät gespeichert.

Arbeitsnachweise umfassen Pflegegebiete, Liegenschaften, Leistungspositionen, Bearbeitungsstatus, Ausführungsdaten, Bemerkungen, Teilanteile und Stundenangaben. Eingaben werden an das eigene Verwaltungssystem unter pflege.gruenservice.eu übertragen und dort gespeichert. Änderungen können mit einer Kontokennung verbunden werden. In Bemerkungen sollen keine unnötigen Angaben über Mitarbeiter, Mieter oder andere Personen eingetragen werden.

Beim Zugriff auf die Webseite und das Verwaltungssystem werden außerdem technische Verbindungsdaten verarbeitet. Zugriffs- und Fehlerprotokolle können insbesondere IP-Adressen, Zeitpunkt, angefragte Pfade, Antwortstatus und technische Fehler enthalten. Sie dienen dem sicheren Betrieb und der Fehlerbehebung.

Zwecke und Rechtsgrundlage

Kontokennungen und Sitzungsdaten ermöglichen die Anmeldung und die Steuerung von Zugriffsrechten. Die sachlichen Arbeitsdaten dienen der eigenen Dokumentation. Soweit für den sicheren Betrieb personenbezogene technische Daten verarbeitet werden, erfolgt dies auf Grundlage von Artikel 6 Absatz 1 Buchstabe f DSGVO. Das berechtigte Interesse besteht im Schutz vor unbefugten Zugriffen und in der Aufrechterhaltung eines funktionsfähigen Systems; die Verarbeitung ist auf die dafür erforderlichen Daten zu beschränken.

Die derzeitige Einzelnutzung begründet keine pauschale Rechtsgrundlage für Beschäftigtendaten oder andere Angaben über Dritte. Eine solche Verarbeitung und eine spätere gemeinsame Nutzung werden vor ihrer Einführung gesondert geprüft.

Zugriff und Empfänger

Die Arbeitsdaten werden auf dem eigenen Server verarbeitet. Im derzeitigen Einsatz hat der Betreiber Zugriff. Die Software unterstützt berechtigungsgesteuerte Teamkonten; eine spätere Freigabe an andere Nutzer erfolgt erst nach Prüfung der dafür geltenden Voraussetzungen. Eine öffentliche Anzeige der Arbeitsnachweise ist nicht vorgesehen.

Die Installation über den App Store erfolgt über Apple. Für die Verarbeitung durch Apple im Rahmen des App-Store-Betriebs gelten die Datenschutzhinweise von Apple. Die App dient nicht der Werbung oder dem Aufbau von Werbeprofilen.

Speicherung und Löschung

Sachliche Arbeitsnachweise werden derzeit dauerhaft gespeichert; eine automatische Löschfrist ist nicht eingerichtet. Personenbezogene Angaben werden nicht allein deshalb dauerhaft aufbewahrt. Der Betreiber prüft auf Anfrage, welche Angaben die anfragende Person betreffen und welche Angaben berichtigt, gelöscht oder anonymisiert werden können. Sachliche Arbeitsnachweise können erhalten bleiben, soweit dadurch keine zu löschenden personenbezogenen Angaben fortbestehen.

ERPNext-Dateiprotokolle werden täglich rotiert; eingerichtet sind 29 Archive zusätzlich zur aktiven Datei. Für Integration Request, Activity Log, Route History und API Request Log ist eine Bereinigungsfrist von 30 Tagen eingestellt. Der zugehörige tägliche Bereinigungsjob ist aktiviert. Rotation und zeitgesteuerte Bereinigung sind von ihrem regelmäßigen erfolgreichen Ablauf abhängig und entfernen nicht sofort sämtliche älteren Inhalte.

Der vorgeschaltete Proxy verwendet wöchentliche Rotation mit vier Zugriffsarchiven und zehn Fehlerarchiven zusätzlich zur aktiven Datei. Leere Dateien werden nicht rotiert. Sein Verwaltungsprotokoll wird ab 10 MB mit fünf Archiven rotiert. Deshalb besteht für diese Protokolle keine feste Löschfrist in Tagen. Sie werden zur Fehlerbehebung und Absicherung des Betriebs verwendet.

Sicherungskopien

Wöchentlich wird eine Systemsicherung erstellt. Die vorherige Sicherung wird ersetzt; aufbewahrt wird jeweils nur die neueste Systemsicherung. Bis zum Austausch kann diese den Datenstand vor einer zwischenzeitlichen Berichtigung oder Löschung enthalten. Bei einer Wiederherstellung sind solche zwischenzeitlichen Änderungen zu berücksichtigen.

Zusätzlich angelegte lokale Sicherungen von Konfigurationen und Seitenentwürfen sind von dieser Systemsicherung getrennt. Sie können die Angaben des Betreibers aus diesen Seiten enthalten und dienen der Wiederherstellung früherer Einstellungen.

Anfragen und Rechte

Anfragen können an info@gruenservice.eu gerichtet werden. Sie werden ausschließlich von Patrick Filz bearbeitet. Nach Maßgabe der gesetzlichen Voraussetzungen bestehen Rechte auf Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung der Verarbeitung und Datenübertragbarkeit sowie ein Beschwerderecht bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde.

Soweit die Verarbeitung auf berechtigten Interessen beruht, besteht nach Artikel 21 DSGVO ein Widerspruchsrecht aus Gründen, die sich aus der besonderen Situation der betroffenen Person ergeben. Bei allgemein gehaltenen Konten wird geprüft, welche Daten tatsächlich die anfragende Person betreffen.